おはようございます、鳥取本社営業部さん

2026年7月9日（木）｜ケアマネ様からの依頼・問い合わせ 68件・要対応 6件をAIが整理しました（FAX・電話・メールを横断）

AI業務OSより：n8nが「受ける→書類を作る→守る→つなぐ」を自動で回しています

ケアマネ様からのFAX依頼・電話・メールを1つの入口で受け取り、AIが貸与計画書・モニタリング報告書を自動作成。基幹・介護保険システム・会計へ同時転記、法定モニタリングの期限も自動で見張ります。既存の業務のやり方は変えません。

ケアマネ依頼自動読取（今月）

1,340 件

FAX手入力を月約92時間削減

貸与計画書 AIドラフト完成率

94 %

1件30分→平均4分に短縮

モニタリング期限内実施率

100 %

6ヶ月ルール AIが自動督促・減算ゼロ

国保連請求事前チェック通過

99.2 %

返戻（差戻し）を前年比 78% 削減

依頼・問い合わせ種別ボード

FAX・電話・メールを横断集計

福祉用具レンタル（新規貸与）

34%

34%

返却・機種変更

22%

22%

介護用品販売見積

15%

15%

住宅改修相談・見積

12%

12%

医療機器修理・点検依頼

9%

9%

制度・その他問い合わせ

8%

8%

拠点 / 連携ケアマネ事業所6拠点（鳥取・米子・松江・広島・大阪北・鎌倉）／連携 412事業所

AIが依頼を種別・緊急度・担当拠点・ケアマネ事業所で自動分類。定型はその場で受付登録、要対応は担当営業へ通知＋履歴を自動記録します。

AIが拾った本日の要対応

6件

区分	利用者 / 案件	内容	AI判定
緊急	山根ハナ様（要介護3）	退院前カンファ 7/10、介護ベッド即日納品希望（ケアマネFAX）	即日手配
期限	大田進様（要介護2）	モニタリング期限まであと3日（法定6ヶ月）未実施	訪問督促
書類	米田キミ様（要介護4）	車いす追加貸与に伴う貸与計画書の更新が必要	AI作成
請求	国保連 5月請求分	区分支給限度額オーバーの疑い 2件（給付管理要確認）	事前検知
在庫	特殊寝台 3モーター	広島営業所在庫残1台・消毒待ち5台（納期逼迫）	拠点間移送
修理	ホルター心電計 #H-118	電極不良の申告、代替機貸出＋メーカー修理見積要	修理手配

AI処理ライブフィード

自動稼働中

08:41

FAX受信：あさひ居宅（湯浅CM）→ 手すり2本・スロープを自動読取・受付登録拠点：米子

08:39

貸与計画書 AIドラフト生成：米田キミ様（車いす追加）担当承認待ち

08:36

モニタリング督促：大田進様（残3日）を担当・田村へ自動通知

08:33

同時転記：新規貸与3件を基幹→介護請求→会計へ登録二重入力ゼロ

08:30

国保連チェック：区分限度額オーバー疑い 2件を検知・保留

クイック操作

理念との接続

「福祉用具で一歩ずつ、一歩先のいい道へ」——事務作業をAIが引き取ることで、営業・相談員が利用者様の元へ通う時間を月あたり約210時間取り戻します。

依頼受付 AI-OCR

ケアマネ様からのFAX依頼書・電話メモ・メールを、AIが読み取り→受付台帳へ自動登録します

1

FAX受信

2

AI読取

3

台帳へ登録

4

同時転記へ

受信FAX（ケアマネ依頼書）

3枚目/12

送信元あさひ居宅介護支援事業所

担当CM湯浅里佳様

受信2026/07/09 08:41　FAX 0857-30-64XX

福祉用具貸与ご依頼書

いつもお世話になっております。下記の通りご手配をお願いいたします。

■ ご利用者：山根ハナ様（女性・87歳）

■ 要介護度：要介護3　被保険者番号：0857-000-4412

■ ご住所：鳥取県鳥取市湖山町北5丁目◯◯

■ ご希望品目：特殊寝台（3モーター）／サイドレール2本／床ずれ防止マットレス

■ 納品希望：7/10（金）午前（退院前カンファに合わせて）

■ 特記：ADL低下あり。起き上がり全介助、体重約42kg。

ケアプラン別紙同封／担当直通 090-XXXX-XXXX

手書き・かすれFAXにも対応。信頼度が低い項目は黄色で注意表示し、担当が確認できます。

AI抽出データ

待機中

「AI読み取りを実行」を押すと、
FAXの内容を項目ごとに構造化します。

本日の受付台帳（AI登録）

FAX・電話・メールを一元化

受信	チャネル	ケアマネ / 事業所	利用者	依頼内容	拠点	状態
08:41	FAX	湯浅CM / あさひ居宅	山根ハナ様	特殊寝台3M・サイドレール・マットレス	鳥取	緊急・即日
08:22	電話	森本CM / みなと支援	大田進様	歩行器のサイズ変更相談	米子	受付済
07:58	メール	木下CM / 松江ケア	景山花子様	住宅改修（手すり）現地調査依頼	松江	調査手配
07:44	FAX	藤井CM / 広島中央	沖田武様	車いす（自走式）返却→機種変更	広島	受付済

福祉用具貸与計画書 AI作成

受付データ・アセスメント・過去の類似ケースから、法定様式の計画書ドラフトをAIが自動生成します

対象利用者・アセスメント

利用者山根ハナ様（女性・87歳）

要介護度要介護3

課題（ICF）起き上がり・立位保持が困難、褥瘡リスク中

貸与品目特殊寝台3M / サイドレール2 / 床ずれ防止マットレス

利用目的安全な起居動作・褥瘡予防・介護者負担軽減

ケアプラン・受付FAX・過去モニタリングから自動取込済み

AIナレッジ参照

社内実績学習

生成時に、要介護3・褥瘡リスクの類似貸与ケース612件から、選定理由・目標文面のベストプラクティスを参照します。

貸与計画書（AIドラフト）

未生成

「計画書をAI生成」を押すと、
法定様式のドラフトが数秒で完成します。

モニタリング AI管理

法定6ヶ月ごとの訪問モニタリングを、AIが期限監視・訪問組み・報告書作成まで自動化します

今月期限到来

128 件

実施済 121 ／残 7

要注意（残5日以内）

3 件

担当へ自動督促済み

期限内実施率

100 %

減算リスクゼロを維持

報告書 AI下書き率

96 %

訪問後平均5分で提出

モニタリング期限アラート

6ヶ月ルールをAIが逆算監視

利用者	担当CM	前回実施	期限	残	状態
大田進様	森本CM	1/12	7/12	残3日	要訪問
宇野定男様	藤井CM	1/14	7/14	残5日	調整中
景山花子様	木下CM	1/20	7/20	残11日	予定確定
沖田武様	藤井CM	1/6	7/6	—	実施済

AIが前回実施日から期限を自動逆算。残5日を切ると担当へ通知、訪問ルートへ自動組込みします。やり忘れによる介護報酬の減算をゼロにします。

訪問メモ → 報告書 AI変換

訪問メモ音声入力（田村相談員）

「景山さん宅訪問。手すり問題なく使えてる。ベッドの高さもう少し低くしたいって。奥さんの介助負担は減ったと。マットレスは快適そう。次回もこのまま継続でよさそう。」

AI生成：モニタリング報告書（要約）

利用状況：手すり・特殊寝台ともに適切に使用。介助者の負担軽減を確認。

要望：ベッド高さの微調整希望（次回訪問時に対応）。

評価：目標「安全な起居・介護者負担軽減」は概ね達成。現行プラン継続が妥当。

法定様式へ自動整形・担当承認後、介護システムへ同時転記されます。

在庫・消毒・メンテナンス管理

レンタル品の「回収→消毒→検品→再貸与」サイクルと、医療機器の修理・点検をAIが可視化・最適化します

レンタル資産総数

24,180 台

稼働率 75.4%

消毒・検品待ち

86 台

平均リードタイム 1.4日

修理・メーカー預け

14 台

代替機貸出 8台で稼働維持

今月再貸与（回転）

1,930 台

新規購入を抑制・コスト減

拠点別在庫・需給アラート

AIが欠品を予測

品目	拠点	在庫	消毒待ち	予約	AI判定
特殊寝台 3モーター	広島	1	5	4	欠品リスク→移送提案
車いす（自走式）	鳥取	38	9	6	充足
床ずれ防止マットレス	大阪北	4	3	5	補充発注推奨
歩行器	松江	22	2	3	充足
ポータブルトイレ	米子	7	6	8	回転促進要

予約・返却予定・消毒リードタイムから欠品を数日前に予測。拠点間移送や補充発注をAIが自動提案します。

消毒・メンテサイクル（資産追跡）

① 回収

返却依頼→回収ルートへ自動組込・資産バーコードで入庫記録

② 消毒・洗浄

消毒完了を記録（トレーサビリティ）。JIS/業界基準の履歴を自動保存

③ 検品・修理判定

不具合はAIが修理/廃棄を判定。医療機器はメーカー修理を自動起票

④ 再貸与可

検品合格→在庫へ復帰。次の予約に自動引当

ホルター心電計 #H-118：電極不良を検知 → 代替機#H-204を自動引当・メーカー修理見積を起票済み

介護保険請求AI（国保連）

給付管理・単位計算・区分支給限度額を自動チェックし、返戻（差戻し）を未然に防ぎます

今月請求明細

1,306 件

請求額 ¥41,820,000

AI検知要確認

22 件

伝送前に保留・修正

事前チェック通過

99.2 %

返戻前年比 -78%

請求業務工数

-64 %

月末の残業を大幅圧縮

AI事前チェック検知結果

給付管理・限度額・整合性を自動監査

利用者	種別	AI検知内容	影響	AI提案
宮本テル様	限度額	区分支給限度額を 1,240単位超過の見込み	全額自己負担リスク	CMへ照会文を自動作成
白石勇様	給付管理	居宅CMの給付管理票と貸与単位が不一致	返戻の可能性高	差分を提示・突合
河田光子様	加算	特別地域加算の算定漏れの可能性	請求機会損失	加算を自動付与提案
近藤実様	資格	受給資格の有効期限が請求月内に到来	返戻の可能性	被保険者証の再確認を通知

ベテラン請求担当の「経験知」をAIがルール化。限度額オーバー・給付管理不一致・加算漏れを伝送前に検知し、返戻による再請求の手戻りを防ぎます。

同時転記 AI

1件の受付・契約を、基幹（受発注）・介護保険請求システム・会計・ケアマネ台帳へ、AIが同時に登録します

転記元データ（新規貸与：山根ハナ様）

承認済み

利用者

山根ハナ様

貸与品目

特殊寝台3M 他2点

月額（1割負担）

¥1,480

納品日

2026/07/10

AIが1回の入力を4系統へ自動反映（二重入力ゼロ）

基幹（受発注）

待機中

介護保険請求

待機中

会計

待機中

ケアマネ台帳

待機中

転記完了後、ケアマネ様へ納品予定の自動連絡まで実行。担当者は内容確認だけで完了します。

従来 1件7分の転記 → 0分

AI相談デスク（AI店長 / AI上司）

福祉用具の選定相談・介護保険制度・社内ルールを、社内ナレッジを根拠にその場で回答します

社内マニュアル・実績 4,120件学習

AI相談デスク

オンライン

要介護2・膝痛の方に合う歩行器は？

住宅改修の支給限度額と申請の流れは？

軽度者への貸与例外給付の条件は？

AI店長

おはようございます。福祉用具の選定、介護保険制度、社内の手続きなど、なんでも聞いてください。新人の方の「これで合ってる？」の確認にもお使いいただけます。

回答の根拠

1,300点

取扱品目マスタ

商品DB連携

612

類似貸与ケース

実績学習

全6

拠点の運用ルール

社内Wiki

最新

介護保険制度改定

制度DB

若手育成の効果

ベテランに聞かなくても、選定理由まで根拠つきで即回答。相談員の独り立ちが早まり、拠点をまたいだ品質のばらつきを抑えます。

n8n 連携フロー

ケアマネ依頼の受信から、書類作成・チェック・各システム転記までを自動でつなぐ処理の流れです

受付〜転記自動化フロー

待機

受信

FAX / 電話 / メール

AI-OCR読取

利用者・品目・希望日を抽出

書類AI生成

貸与計画書 / 契約下書き

請求AI事前チェック

限度額・給付管理・加算

同時転記

基幹・介護請求・会計・台帳

CMへ自動連絡

納品予定・進捗を返信

トリガー（受信） AI処理システム連携出力・通知

既存の基幹・介護保険システムは置き換えません。n8nが「のりしろ」となって受信〜転記を自動でつなぎ、人はチェックと利用者対応に集中できます。

全体連携図・導入ロードマップ

ウィードメディカルの業務全体を、AI業務OSがどうつなぐか／どの順で導入するか

全体連携イメージ

入口を1つに

FAX・電話・メール・Webのケアマネ依頼を一元受付。AIが分類・受付登録

AIが書いて・守る

貸与計画書・モニタリング報告書を自動作成。期限監視・請求チェックで抜け漏れ防止

既存システムへ同時転記

基幹・介護保険請求・会計・ケアマネ台帳へ人手ゼロで登録

導入ロードマップ（スモールスタート）

1

フェーズ1（1〜2ヶ月）：依頼受付OCR ＋同時転記

最も工数が重いFAX手入力を撲滅。1拠点（鳥取本社）で効果検証。

依頼受付OCR同時転記即効性高

2

フェーズ2（3〜4ヶ月）：貸与計画書AI ＋モニタリング管理

法定書類の自動作成と6ヶ月ルールの自動監視。減算リスクをゼロに。

計画書AIモニタリング減算防止

3

フェーズ3（5〜6ヶ月）：請求AI ＋在庫・消毒メンテ＋ AI相談デスク

国保連の返戻ゼロ化、レンタル資産の回転最適化、若手育成まで。全6拠点へ横展開。

請求AI在庫最適化AI相談デスク全拠点展開

到達点

事務作業をAIへ。相談員は利用者様の元へ通う時間を取り戻し、「一歩先のいい道へ」を体現する体制に。

デモ用モック｜ Peace Flat System